Ab dem 01.01.2017 müssen alle elektronischen Kassen die Journaldaten speichern, sie müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden.
Ist dies bei einer elektronischen Kasse nicht – auch nicht über eine Modernisierung – möglich, so ist eine neue Kasse anzuschaffen.
Einzige Alternative ist der Verzicht auf eine elektronische Kasse und die Führung einer offenen Ladenkasse mit manuellen Aufzeichnungen.
Die zu speichernden Journaldaten sind im Grunde alle einzelnen, mit der Kasse gebongten Einnahmen. Inhaltlich sind dies folgende Angaben:
- Datum
- Zeit
- Bediener
- Artikelbezeichnung
- Menge
- Einzelpreis
- Gesamtpreis
- Zahlungsart (bar, EC-Karte, Kreditkarte)
Bei einer Betriebsprüfung sind diese Daten in elektronisch auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Ansonsten kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 € verhängen und aufgrund der dann nicht ordnungsgemäßen Kassenführung Einnahmen hinzurechnen, was sehr teuer werden kann.
Die Daten können auch außerhalb der Kasse in unveränderbarer Form gespeichert werden. Aus Gründen der Datensicherung empfiehlt es sich unbedingt die Daten zusätzlich auf externe Speichermedien zu kopieren.
Zusätzlich sind auch Programmier- und Stammdatenänderungen sowie Organisationsunterlagen (etwa Bedienungs-, Programmieranleitung; Unterzeichnete Protokolle der Personaleinweisung in die Kassenbedienung) aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflicht besteht für 10 Jahre!
Weitere Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung
Es sind Zählprotokolle zu führen, das heißt der Kassenbestand ist zu zählen und diese Zählung zu protokollieren.
Dies kann idealerweise kombiniert mit einem Kassenbericht erfolgen. Hierbei wird der Tagesumsatz über die Kassenauszählung unter Berücksichtigung der Kassenausgaben des Tages rechnerisch ermittelt und mit dem Tagesumsatz der elektronischen Kasse, dem Z-Bon verglichen. Gelegentliche Differenzen entsprechen der Realität und unterstreichen die Beweiskraft.
Zur ordnungsgemäßen Führung der Kasse gehört dann noch die Dokumentation der Verwendung des Kassenbestandes, wie die Entnahme am Ende des Tages und der für den Folgetag verbleibende Bestand des Wechselgeldes.
Für ausführlichere Informationen oder für Vordrucke für die Zähl- und Berichtsprotokolle kontaktieren Sie uns gerne.
